SharePoint Knowledge Agent: KI-Funktionen für Seiten und Leser

Im ersten Artikel unserer Blog‑Serie haben wir erklärt, was der SharePoint Knowledge Agent ist und wie er Ihre Inhalte für Copilot aufbereitet. Im zweiten Teil ging es um Lizenzierung und Aktivierung. Nun schauen wir uns an, welche Funktionen der Knowledge Agent auf SharePoint‑Seiten bereitstellt und wie sowohl Autoren als auch Leser davon profitieren.

Mit dieser Schritt‑für‑Schritt‑Einführung zeigen wir, wie Sie das volle Potenzial der KI ausschöpfen, um Seiten schneller zu erstellen, Inhalte zu verbessern und Ihren Lesern einen echten Mehrwert zu bieten. Am Ende finden Sie einen Ausblick auf die nächsten Themen und erfahren, wie Walther IT Consulting Sie als SharePoint‑Partner unterstützt.

Was macht der Knowledge Agent auf SharePoint-Seiten?

Der Knowledge Agent bietet eine Reihe von kontextabhängigen Aktionen, die sich je nach Rolle und Ort unterscheiden. Über den schwebenden Button in der rechten unteren Ecke einer Seite oder Bibliothek öffnen Sie das Menü. Für Seiten stellt der Agent unter anderem folgende Fähigkeiten bereit:

• Fragen stellen und Seiten zusammenfassen – Leser können über den Agenten Fragen zum aktuellen Seiteninhalt stellen oder sich eine kurze Zusammenfassung generieren lassen. Dies hilft, Inhalte schnell zu verstehen, ohne die ganze Seite lesen zu müssen.
• Dateien vergleichen und Audio-Überblicke – Ist die Seite mit Dokumenten verbunden, können Sie Dateien vergleichen oder sich eine KI-gestützte Audio-Zusammenfassung anhören.
• FAQ aus Inhalten generieren – Der Agent kann aus der bestehenden Seite Fragen und Antworten erkennen und automatisch ein FAQ-Webpart erstellen. So bauen Sie ohne Aufwand eine hilfreiche Wissensdatenbank auf.
• Seiten und Abschnitte mit KI erstellen – Autoren können neue Seiten oder Abschnitte durch einfache Prompts generieren lassen, inklusive Layout-Vorschlägen, Templates und intelligenter Abschnittsstruktur.
• Design-Ideen und Text-Überarbeitung – Mit wenigen Klicks lassen sich vorhandene Abschnitte umgestalten oder Texte neu formulieren. Der Agent liefert automatisch Gestaltungsvorschläge und hilft, Tonalität, Länge oder Struktur zu optimieren.
• Seite verbessern – Für Seitenbesitzer bietet der Befehl „Improve this site“ die Möglichkeit, defekte Links zu finden, inaktive Seiten zu archivieren oder Content-Lücken zu identifizieren. So bleibt Ihre SharePoint-Site aktuell und vertrauenswürdig./bild

Diese Fähigkeiten richten sich an unterschiedliche Rollen: Besucher können Inhalte erschließen und Fragen stellen, während Autoren und Site‑Manager neue Seiten bauen, Layouts verbessern oder die Seite pflegen.

Für Leser: Fragen stellen und Seiten zusammenfassen

Sie möchten eine Seite schnell verstehen oder eine konkrete Information finden? Der Knowledge Agent unterstützt Sie dabei:

• Fragen beantworten: Klicken Sie auf den Agenten und stellen Sie Ihre Frage in natürlicher Sprache, zum Beispiel: „Wie viele Urlaubstage stehen mir zu?“ Der Agent durchsucht den Seiteninhalt und liefert eine präzise Antwort.

• Seiten zusammenfassen: Für lange Texte generiert der Agent eine kurze Zusammenfassung und hebt die wichtigsten Punkte hervor.

• Audio-Überblick: Wenn Sie lieber zuhören, können Sie sich einen KI-gestützten Audio-Überblick erstellen lassen, der die Kernaussagen der Seite vorliest.

Praxisbeispiel: Auf einer HR‑Seite zu Homeoffice‑Regelungen ruft eine Mitarbeiterin den Agenten auf. Sie fragt: „Welche Homeoffice‑Regeln gelten für Teilzeit?“ Der Agent extrahiert die relevanten Passagen und gibt eine knappe Antwort. Anschließend lässt sie sich per Klick eine Audio‑Zusammenfassung der Seite abspielen – so behält sie die wichtigsten Punkte im Kopf, ohne alles lesen zu müssen.

Für Autoren: Seiten, Abschnitte und FAQs mit KI erstellen

Für Site‑Mitglieder mit Bearbeitungsrechten entfaltet der Knowledge Agent sein kreatives Potenzial. Er unterstützt Sie beim Aufbau und der Überarbeitung von Inhalten:

• Neue Seiten und Abschnitte generieren: Starten Sie mit einer leeren Vorlage oder nutzen Sie bestehende Inhalte. Der Agent versteht Ihre Eingaben und schlägt Ihnen ein passendes Layout vor. Abschnitte wie Titel, Einleitung und Highlights werden automatisch erstellt und sind an das Design Ihrer Site angepasst.

• FAQ‑Webpart aus Inhalten erstellen: Markieren Sie einen Textabschnitt, und der Agent leitet automatisch Fragen und Antworten ab und fügt sie als FAQ‑Webpart hinzu. Dadurch erhalten Ihre Leser schnell Antworten auf häufige Fragen.

• Design‑Ideen und Text‑Überarbeitung: Lassen Sie sich alternative Layouts und Farbschemata vorschlagen und formulieren Sie Texte neu – zum Beispiel formeller, kürzer oder ausführlicher.

• Schreiben und Umschreiben mit KI: Nutzen Sie die integrierten Schreibfunktionen, um Absätze zu formulieren, neu zu strukturieren oder in eine andere Sprache zu übersetzen. Der Agent respektiert dabei Ihre Corporate‑Identity und bestehende Formatierungen.

Praxisbeispiel: Ein Team aus der Unternehmens­kommunikation plant eine Seite über den Launch eines neuen Produkts. Die Autorin nutzt den Agenten, um den Seitentitel und die Einleitung zu formulieren. Anschließend generiert die KI einen Abschnitt „Häufige Fragen“, der basierend auf dem Text passgenaue FAQs erstellt. Über die Design‑Vorschläge wählt das Team ein Layout im Firmen‑Look aus – in wenigen Minuten entsteht eine professionelle Seite, die im Intranet sofort bereitsteht.

Für Site‑Manager: Ihre SharePoint‑Site verbessern

Als Eigentümer oder Administrator tragen Sie die Verantwortung für Qualität und Aktualität Ihrer SharePoint‑Site. Der Befehl “Improve this site” unterstützt Sie dabei, den Überblick zu behalten:

• Broken Links reparieren: Der Agent scannt Ihre Seiten und schlägt Korrekturen für ungültige oder veraltete Links vor, damit Ihre Mitarbeitenden nicht im Nirgendwo landen.

• Inaktive Seiten archivieren: Sie erhalten eine Liste von Seiten, die seit längerer Zeit nicht mehr besucht wurden. Sie entscheiden, ob Sie diese archivieren oder aktualisieren.

• Content‑Lücken identifizieren: Der Agent analysiert das Suchverhalten Ihrer Nutzer und weist auf Themen hin, zu denen häufig gesucht, aber wenig gefunden wird. So priorisieren Sie neue Inhalte gezielt

Praxisbeispiel: Der Intranet‑Manager eines internationalen Unternehmens bemerkt sinkende Zugriffszahlen auf der Wissensseite „Reisekosten“. Mit „Improve this site“ erkennt der Agent, dass viele Links zu veralteten Formularen führen. Binnen weniger Minuten werden diese Links aktualisiert und nicht mehr benötigte Seiten archiviert. Außerdem schlägt der Agent vor, eine FAQ zu ergänzen – diese wird direkt vom Autorenteam umgesetzt.

Grenzen und Tipps

Auch wenn der Knowledge Agent beeindruckende Fähigkeiten bietet, gibt es derzeit noch Einschränkungen:

• Keine Unterstützung für Listen (noch): In der aktuellen Preview gibt es keine Agent‑Funktionen für klassische SharePoint‑Listen. Planen Sie entsprechend und nutzen Sie Bibliotheken oder Seiten für KI‑gestützte Workflows.

• Nicht auf allen Seiten verfügbar: Die Agent‑Schaltfläche erscheint nur auf SharePoint‑Seiten und Dokumentbibliotheken. Listen, die SharePoint‑Startseite, Viva Connections und in Teams eingebettete Sites sind im Preview noch ausgeschlossen.

• Vorsicht bei Metadaten und Regeln: Der Agent kann automatisch Spalten hinzufügen und Regeln erstellen. In frühen Tests zeigte sich jedoch, dass Spaltennamen uneinheitlich sein können und auditierbare Nachvollziehbarkeit fehlt. Prüfen Sie daher automatisch generierte Metadaten, bevor Sie sie produktiv verwenden.

• Vorsicht bei Vorschlägen: Die KI schlägt Tags und Inhalte vor, die auf bestehenden Daten basieren. Fehlerhafte oder veraltete Daten können zu falschen Vorschlägen führen. Eine manuelle Prüfung bleibt unerlässlich.

Fazit und Ausblick

Der SharePoint Knowledge Agent verwandelt Seiten in intelligente, interaktive Inhalte. Leser erhalten schnelle Antworten und kompakte Zusammenfassungen, während Autoren dank KI in wenigen Minuten vollständige Seiten mit ansprechendem Design und hilfreichen FAQs erstellen können. Administratoren nutzen „Improve this site“, um Inhalte aktuell zu halten und Qualität zu sichern.

Im nächsten Teil unserer Serie widmen wir uns den Knowledge‑Agent‑Funktionen in Dokumentbibliotheken, darunter Metadaten‑Automatisierung, Regeln und Ansichten. Bis dahin finden Sie die anderen Teile der Serie hier:

• SharePoint Knowledge Agent: Was steckt dahinter?
• SharePoint Knowledge Agent: Lizenzierung & Aktivierung

Wenn Sie den Knowledge Agent in Ihrem Unternehmen einführen möchten oder Fragen haben, helfen wir von Walther IT Consulting gerne weiter.

Walther IT Consulting unterstützt Sie gerne dabei, das volle Potenzial von SharePoint, Microsoft 365, Teams, Loop, Copilot, Power Automate, Power Apps und der Power Platform auszuschöpfen. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie mehr über moderne Intranet‑Lösungen.